Die Mietverwaltung spielt eine entscheidende Rolle im Immobilienbereich. Sie kümmert sich um die Verwaltung von Mieteinnahmen, die Kommunikation mit Mietern und die Instandhaltung von Immobilien.
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die Mietverwaltung, ihre Vor- und Nachteile und wie Sie den richtigen Mietverwalter für Ihre Immobilie finden.
- Mietverwaltung betreut Wohn- oder Gewerbeimmobilien und vertritt die Interessen der Eigentümer gegenüber Mietern und Dritten.
- Hauptaufgaben umfassen Mietersuche, Mietvertragsabschluss, Mietinkasso, Kommunikation mit Mietern, Instandhaltung, Nebenkostenabrechnung und Kündigungsmanagement.
- Die Mietverwaltung bietet Zeitersparnis, Rechtssicherheit, Expertise und Professionalisierung für Immobilienbesitzer.
- Nachteile der Mietverwaltung können Kosten und ein gewisser Kontrollverlust für die Eigentümer sein.
Was ist Mietverwaltung?
Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie mit einem Einzel-Eigentümer durch eine externe Hausverwaltung betreut. Diese Verwaltung vertritt die Interessen des Eigentümers gegenüber den Mietern und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.
In erster Linie fungiert der Verwalter als Ansprechpartner für die Mieter der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern. So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümern und gegebenenfalls Mieter anstehende Renovierungen, Modernisierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den vergangenen Jahren immer wichtiger wird.
Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses, sowie der Außenanlagen begutachtet wird.
Welche Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung?
Der Aufgabenumfang der Mietverwaltung ist nicht grundlegend gesetzlich geregelt, viel mehr treffen Eigentümer und Verwalter individuelle vertragliche Absprachen über den Umfang der Betreuung. Eine Vielzahl der erbrachten Leistungen ergeben sich allerdings direkt aus den Pflichten der Eigentümer im Rahmen des Mietrechts, welche bei der Mietverwaltung auf die Verwaltung übertragen werden.
Die Hauptaufgaben einer Mietverwaltung umfassen:
- Mietersuche und -auswahl
- Mietvertragsabschluss
- Mietinkasso
- Mietanpassung
- Kommunikation mit Mietern
- Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie
- Abrechnung von Nebenkosten
- Kündigungsmanagement
Es lassen sich jedoch 3 Aufgabenbereiche voneinander abgrenzen, die jeweils „häufige Leistungen“ beinhalten. Häufig meint in diesem Fall, dass diese Leistungen von einer Vielzahl von Hausverwaltungen „standardmäßig“ ausgeführt werden.
Kaufmännische/Wirtschaftliche Betreuung
Zu den grundlegenden Aufgaben der Mietverwaltung gehört die sogenannte kaufmännische/administrative Arbeit. Dabei geht es unter anderem um die Abwicklungen von Zahlungen und deren buchhalterische Erfassung.
Diese Erfassung ist vordergründig für die jährliche Betriebsabrechnung wichtig, die auf Basis der Umlage und den gesetzlichen Vorgaben erstellt wird.
In Fällen, in denen die prognostizierten Kosten, auf Basis der Vorjahre, von den tatsächlich gebuchten Kosten abweicht.
Kommen Mieter ihren Miet- und Nebenkostenzahlungen nicht nach, ist es ebenfalls Aufgabe des Verwalters diese Zahlungen einzutreiben. Notfalls mithilfe eines entsprechenden Mahnverfahrens oder sogar durch anwaltlichen Druck.
Auch die Mietanpassung, sprich die Mieterhöhung, erfolgt durch die Hausverwaltung, bzw. wird durch diese ausgeführt.
Neben diesen Grundleistungen, die jeder Verwalter von sich aus anbieten sollte, gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die in vielen Fällen zum Leistungsstandard gehören:
- Begleichung von Eingangsrechnungen von Stadt, Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen
- Verwaltung, sowie Ein- und Auszahlungen von Kautionszahlungen bei Mieterwechseln
- Erstellungen bzw. Bereitstellung von Mietverträgen, meist in Kooperation mit einem entsprechenden Anwalt
- Erstellung von Zwischenabrechnungen hauptsächlich bei Mieterwechseln
- Abnahme und Übergabe von Mietwohnungen nach Ende bzw. vor Beginn des Mietverhältnisses
- Prüfung bestehender Versicherungsverträge in Hinblick auf die Deckungssumme (Die Deckungssumme einer Versicherungspolice gibt an, bis zu welcher Summe Schäden gedeckt sind.)
- Abwicklung von Modernisierungs-, Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten nach Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer
- Erstellung der jährlichen Betriebs-/Nebenkostenabrechnungen
- Durchsetzung von Staffelmieten und Indexmieten, sowie anderen zulässigen Mieterhöhungen
- Kommunikation mit Mietern (inkl. der Annahme von Kündigungen und Aufnahme von Mängeln)
In den meisten modernen Verwaltungsunternehmen wird eine zentrale App für die schnelle Abwicklung von Reparaturen und der Beseitigung von Schäden genutzt, um eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen Mieter und der Hausverwaltung zu gewährleisten.
Neben diesen Leistungen bieten viele Verwalter auch weitere administrative Service-Leistungen an. Dazu können zählen:
- Beauftragung weiterer externer Dienstleister, wie Hausmeister, Gärtner, des Winterdienstes oder spezialisierter Handwerker.
- Bonitätsprüfung von Bewerbern vor der Unterzeichnung des Mietvertrages
- Erstellung von monatlichen, quartärlichen oder auch jährlichen Reportings
Technische Betreuung durch die Mietverwaltung
Im Rahmen der technischen Betreuung geht es vor allem um die Instandhaltung und Wartung von Gebäude und den dazugehörigen Anlagen, wie Gärten, Gehwegen und Spielplätzen.
Auch wenn die Mietverwaltung an sich explizit kein Hausmeisterservice ist, gehört die Abwicklung von Wartungsarbeiten zu ihrem Aufgabengebiet. In vielen Fällen nimmt eine reine Mietverwaltung Schäden hierbei „nur“ auf und beauftragt externe Handwerker mit der Beseitigung.
Gerade in größeren Wohnanlagen wird daher häufig eine zusätzliche Hausmeister angestellt, welche sich um die Abwicklung von einfachen Reparaturen kümmert.
Der Rahmen in dem kleinere Reparaturen vergeben werden dürfen, werden hierbei individuell durch Eigentümer und Verwalter abgesteckt. Für klassische „Hausmeister“ gilt hierbei: Es dürfen nur Tätigkeiten durchgeführt werden, die nicht zwangsläufig durch einen Meister oder Geselle mit 5 (oder mehr) Jahren Berufserfahrung durchgeführt werden müssen, dies sind sogenannte „zulassungsfreie Handwerke“.
Um Schadensfälle frühzeitig zu erkennen und eine Verschlechterung bzw. einen weiteren Gebäudeschaden zu vermeiden, ist es an des Mietverwalters sich in regelmäßigen Abständen über den baulichen Zustand des Mietshauses zu informieren. Dies geschieht im Rahmen einer Ortsbegehung, in bekannten Problemfällen zum Teil auch zusammen mit einem Sachverständigen.
Im Schadensfall ist es zudem an des Verwalters diesen bei der zuständigen Versicherung zu melden und sich um die Rückerlangung von geleisteten Zahlungen zu kümmern.
Betreuung von Sanierungen und Instandhaltungsmaßnahmen
Neben der Abwicklung von Sofortmaßnahmen gehört auch die Planung, Beauftragung und Überwachung von Modernisierungen, Sanierungen und umfangreichen Instandhaltungsmaßnahmen zum technischen Aufgabenbereich.
Hierbei ist der Verwalter weniger frei bei der Beauftragung von Handwerkern. Ihre Aufgabe hierbei ist es in erster Linie bei der Umsetzung zu beraten und Angebote verschiedener Anbieter einzuholen. Die finale Entscheidung über den Umfang, den durchführenden Handwerker und den Zeitplan fällt immer den Eigentümer.
Sobald eine Maßnahme durch die Eigentümer beschlossen wurde, ist es an der Mietverwaltung, die Umsetzung und Ausführung der verschiedenen Gewerke zu überwachen.
Weitere technische Aufgaben
Neben Reparaturen und Instandhaltungen kann es auch Aufgabe der technischen Mietverwaltung sein, einen Winterdienst oder auch Gärtner einzustellen.
Das Beauftragen von regelmäßig Pflichtwartungen und Kontrollen, wie die Prüfung der Kamine und Heizungsanlage erfolgt ebenfalls durch den Verwalter.
Kosten der Mietverwaltung
Der Umfang und die damit verbunden Kosten für die technische Mietverwaltung richten sich nach der Größe der Wohnanlage, sowie dem Alter und Sanierungsstau. Im Schnitt liegen diese mindestens zwischen 30 und 40 Euro für größere Mietanlagen und Umfang der gewünschten Leistungen.
Generell gilt: Je kleiner die Mietanlage, desto teurer deren Verwaltung. Bei einzelnen Häusern oder Zweifamilienhäusern weichen die Kosten mitunter erheblich nach oben ab.
Wie bei vielen Dienstleistungen zählt in der Mietverwaltung: Man bekommt, wofür man zahlt. Wenn Sie daher auf Billiganbieter setzen, werden Sie auch billige Leistung bekommen.
In vielen Fällen sind es aber vor allem die an sich „kleinen“ Schäden, wie tropfende Wasserhähne oder nicht funktionierende Lampen, die viel Arbeitszeit verschlingen.
Für die Berechnung des Mietverwaltungs-Preises gibt es zwei Möglichkeiten:
- Der Preis wird über eine Wohnungspauschale abgerechnet
- Die Kosten errechnen sich anteilig an der Wohnungsmiete
Im ersten Fall können die Pauschalen mitunter stark variieren. So gibt es „Billiganbieter“, die mit Preise von 14€ oder weniger in den Markt drängen. Jedoch bieten diese meist nur die reine Buchhaltung und den Mieteinzug im Namen des Vermieters an. Eine technische Verwaltung findet hier praktisch nie statt. Generell sollten Eigentümer bei Preisen unter 30€ pro Einheit und Monat stutzig werden und sich genauer mit den Einzelleistungen befassen. Dennoch sind gerade bei großen Wohnanlagen, die gemeinsam verwaltet werden sollen, Rabatte möglich.
Im zweiten Fall ist das Verwalterhonorar an die Miethöhe gekoppelt (meistens an die Kaltmiete).
Mehr zu den Kosten einer Mietverwaltung erfahren Sie in unserem Beitrag.
Vorteile einer Mietverwaltung
Die Mietverwaltung entlastet Immobilienbesitzer hauptsächlich in Bezug auf das direkte Mietermanagement, die Annahme und Verwaltung von Dokumenten und in der Nacherfassung von Mietrückständen. Dies bringt den Eigentümern vor allem: Zeitersparnis, Rechtssicherheit, Expertise und Professionalisierung.
Zeitersparnis
Eine der größten Vorteile der Mietverwaltung ist die Zeitersparnis für Vermieter. Die Verwaltung von Immobilien kann zeitaufwendig sein, besonders wenn Anleger mehrere Objekte besitzen. Die Beauftragung einer Mietverwaltung entlastet Vermieter und ermöglicht, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Professionelle Verwaltung & Expertise
Die Mietverwaltung verfügt über Expertise und Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Aspekten der Immobilienverwaltung. Sie sorgt dafür, dass Immobilien professionell verwaltet werden und der Werterhalt durch regelmäßige Instandhaltungen in Abstimmungen mit den Eigentümern gesichert wird.
Dies kann dazu beitragen, den Wert der Immobilie nicht zu erhalten oder sogar zu steigern.
Um diesen Werterhalt sicherzustellen, bilden sich professionelle technische Objektbetreuer stets weiter, um den technischen Zustand einschätzen zu können und die idealen Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen empfehlen zu können.
Rechtssicherheit
Eine gute Mietverwaltung ist stets über die aktuelle Rechtslage informiert und kann bei rechtlichen Fragen und Problemen unterstützen. Auch wenn die Immobilienverwaltung von sich aus keine Rechtsberatung darstellt, kennen sich die sachkundigen Verwalter bestens in bau- oder mietrechtlichen Sachverhalten aus.
Dadurch können Vermieter sicher sein, dass ihre Immobilien rechtssicher verwaltet und mögliche rechtliche Probleme vermieden werden.
Nachteile der Mietverwaltung
Die Mietverwaltung hat nicht nur Vorteile, sondern in manchen Fällen auch „Nachteile“ für die Immobilieneigentümer
Kosten
Eine professionelle Mietverwaltung gibt es nicht zum Nulltarif. Immobilienbesitzer müssen bei der Beauftragung einer zuverlässigen Verwaltung mit durchschnittlich mindestens 30 bis 40 pro Monat pro Wohnung rechnen.
Diese sind jedoch immer im Verhältnis zu sehen, was die Eigentümer selbst an Zeit und Geld in die eigene Verwaltung investieren müssten.
Mehr zu den Verwaltergebühren für Mietwohnungen
Kontrollverlust
Mit dem Beauftragen einer MV-Verwaltung geben Eigentümer ein gewisses Maß an direkter Kontrolle und Nähe zu den Mietern ab.
Dies kann für manche Vermieter unangenehm sein, insbesondere wenn sie gerne alle Aspekte der Verwaltung selbst in der Hand haben möchten.
Fazit
Mietverwaltung ist eine Dienstleistung, bei der externe Hausverwaltungen die Interessen von Immobilieneigentümern gegenüber Mietern und Dritten vertreten. Die Verwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, wie Mietersuche, Mietvertragsabschluss, Mietinkasso, Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie, Nebenkostenabrechnung und Kündigungsmanagement.
Die Vorteile einer Mietverwaltung liegen in der Zeitersparnis, Professionalisierung, Expertise und Rechtssicherheit für die Eigentümer.
Allerdings sind auch Kosten und ein gewisser Kontrollverlust zu berücksichtigen.
Die Preise für eine Mietverwaltung variieren und hängen von der Größe und dem Zustand der Immobilie ab, wobei die durchschnittlichen Kosten zwischen 25 und 40 Euro pro Monat und Wohnung liegen.
Letztlich stellt eine Mietverwaltung eine sinnvolle Option für Immobilieneigentümer dar, die ihre Objekte professionell und effizient verwalten lassen möchten. Dabei ist es wichtig, eine zuverlässige Verwaltung zu wählen, die den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht wird.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?
Die Mietverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Mieteinnahmen und -ausgaben sowie die Instandhaltung von vermieteten Immobilien, während die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) sich auf die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentumsbereichen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft konzentriert.
Kann ich als Vermieter die Mietverwaltung selbst durchführen?
Ja, Sie können als Vermieter die Mietverwaltung selbst durchführen, wenn Sie über ausreichend Zeit und Kenntnisse verfügen. In vielen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, die Mietverwaltung an einen professionellen Dienstleister auszulagern.