Der WEG-Verwaltungsbeirat bildet das Bindeglied zwischen Miteigentümer und Verwaltung. Dabei sind die Aufgaben nicht einheitlich geregelt.
In der Regel sind die Beiräte die Kontrollinstanzen und das Bindeglied zwischen Hausverwaltung und Gemeinschaft. Zudem kann der Beirat eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn die Verwaltung sich weigert oder keine bestellt ist. Für die Einberufung muss jedoch ein zwingender Grund vorliegen oder es handelt sich um eine ordentliche Versammlung.
- Der WEG-Verwaltungsbeirat fungiert als Bindeglied zwischen Miteigentümer und Verwaltung und unterstützt die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben. Er hat keine Entscheidungsbefugnisse, kann aber Empfehlungen aussprechen.
- Zu den Kernaufgaben des Verwaltungsbeirats gehört die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung und die Überprüfung der Verteilungsschlüssel. Der Beirat kann auch bei der Einberufung von Eigentümerversammlungen tätig werden, wenn dies notwendig ist.
- Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind nicht für die ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich und haben keine Sonderrechte gegenüber anderen Miteigentümern. Sie dürfen beispielsweise keine Verwalter eigenmächtig bestellen oder abbestellen.
- Die Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats besteht normalerweise aus drei Miteigentümern, kann aber durch die Teilungserklärung angepasst werden. Die Amtszeit der Beiräte ist nicht vorgeschrieben, kann aber durch die Gemeinschaftsordnung geregelt werden.
- Die Tätigkeit im Verwaltungsbeirat ist in der Regel ein Ehrenamt ohne Vergütung. Allerdings können Beiräte einen Ersatz für entstandene Kosten erhalten und in größeren Eigentümergemeinschaften auch eine Vergütung.
Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats
Im Wohneigentumsgesetz sind die Pflichten des Beirates definiert als Unterstützung für die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben. Sowie die Kontrolle:
- des Wirtschaftsplanes
- der Abrechnungen
- der Rechnungslegungen
- der Kostenansetzungen
Zudem muss die Vorsitzende des Gremiums hinterher eine Stellungnahme dazu schreiben und diese auf der Eigentümerversammlung vorstellen. Dafür ist es unerlässlich, dass Beirat und WEG-Verwaltung eng zusammenarbeiten und gut miteinander auskommen.
Ein gutes Verhältnis zwischen Verwaltung und Verwalterbeirat ist daher unverzichtbar für jede WEG.
Die Aufgaben können durch die Eigentümerversammlung ausgedehnt oder beschränkt werden.
Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung gehört zu den Kernaufgabengebieten des Verwaltungsbeirats. Dabei ist die Prüfung sowohl rechnerischer Natur als auch sachlicher. Das bedeutet, es wird nicht nur geprüft, ob die Berechnungen stimmen, sondern auch, ob die Rechnungen inhaltlich korrekt sind.
Weiterhin spielt auch das Thema Verteilungsschlüssel eine Rolle. Dieser gibt an, wie die Kosten auf die Eigentümer verteilt werden. Es ist seitens des Beirats zu prüfen, ob die Schlüssel stimmen und korrekt angewendet werden.
Protokolle der Eigentümerversammlung
Auch bei der Unterzeichnung des Protokolls einer Eigentümerversammlung ist die Beiratsvorsitzende oder deren Vertretung gefragt. Nach § 24 Abs. 6 WEG hat diese die Pflicht, das Protokoll zusammen mit einem Miteigentümer und dem Verwalter zu unterschreiben.
Einberufung der Eigentümerversammlung
Sollte keine WEG-Verwaltung bestellt sein, so kann die Vorsitzende oder ein vertretender Beirat ebenfalls zur Eigentümerversammlung laden. Gleiches gilt auch, sollte sich die Verwaltung weigern (obwohl eine Notwendigkeit dazu bestehen würde) eine Versammlung abzuhalten (§ 24 Abs. 3 WEG).
Allerdings kann der Beirat nicht einfach eine ETV einberufen. Sollte diese dennoch ungerechtfertigterweise einladen, kann die Hausverwaltung die Einberufung verhindern.
Weiter Aufgaben
Häufig erhalten die Beiräte weitere Rechte & Pflichten durch die Teilungserklärung oder per Gemeinschaftsbeschluss. Dazu zählen:
- Unterschrift des Verwaltervertrags (bei der Bestellung einer Verwaltung)
- Bestätigung von Aufträgen gemeinsam / in Abstimmung mit der Verwaltung
- Unterstützung bei einzelnen Verwaltungsaufgaben
In jedem Fall muss der Beirat die ihm übertragenen Aufgaben akzeptieren. Er ist nicht gezwungen, die durch die Beschlüsse übertragenen Aufgaben anzunehmen.
Auskunftspflicht des Beirats
Zu den Pflichten gehört zusätzlich die „Auskunftspflicht“ gegenüber den Miteigentümern. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer ist es Grundaufgabe des Verwaltungsbeirats, Informationen schnell weiterzugeben.
Endet die Tätigkeit als Beiratsmitglied, sind alle Dokumente an die Gemeinschaft zurückzugeben.
Beiräte sind nicht für die Verwaltung verantwortlich
Auch wenn WEG-Beiräte die Hausverwaltung bei ihrer Pflichterfüllung unterstützen sollen, sind diese nicht für die ordnungsgemäße Verwaltung und deren Arbeit verantwortlich.
Auch wenn ein Beirat durch Miteigentümer beauftragt wurde, ein Thema auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung zu setzen, ist diese nicht verantwortlich, wenn dies nicht geschieht.
Das darf der Beirat nicht
Auch wenn der Beirat einige Sonderstellungen innerhalb der Gemeinschaft genießt, haben deren Mitglieder nicht mehr Einfluss als andere Miteigentümer. Daher haben die Mitglieder nicht das Recht:
- Verwalter eigenmächtig zu bestellen oder abzubestellen
- Prüfung der Abrechnung des Bauträgers
- Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen der Gemeinschaft
- (Eigenmächtige) Vertretung der WEG gegenüber Dritten
- Eigenmächtige Bestimmung über Ausgaben
- Erteilung von Weisungen gegenüber dem Verwalter und Miteigentümern
- Änderung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
- Wortentziehungen auf der ETV gegenüber anderen Miteigentümern
Zusammensetzung des Eigentumsbeirates
Normalerweise besteht der Beirat aus 3 Personen, allesamt Miteigentümer der Gemeinschaft. Die Anzahl kann jedoch durch die Teilungserklärung auch herab- bzw. heraufgesetzt werden.
Ist eine Anzahl festgesetzt, muss diese auch zwingend eingehalten werden. Sollte nichts festgelegt sein, können beliebig viele Beiräte installiert werden. Hier empfiehlt es sich dennoch, die Anzahl gering zu halten, um im Nachgang Terminabstimmungen innerhalb des Beirates zu vereinfachen.
Idealerweise haben alle Mitglieder des Beirates unterschiedliche berufliche Hintergründe (kaufmännisch, handwerkertechnisch, juristisch).
Nicht Miteigentümer als Beiräte
Ist in der Teilungserklärung nichts Abweichendes geregelt, müssen die Mitglieder der Beirates aus der Wohneigentumsgemeinschaft kommen.
Wird in der Teilungserklärung etwas anderes geregelt, können auch Dritte, die nicht zur Gemeinschaft gehören, zum Beirat berufen werden.
Werden Nicht-Miteigentümer bestellt, ohne dass dies per Teilungserklärung erlaubt ist, so ist die Bestellung des Beirates ein „Zitterbeschluss“, wenn kein Miteigentümer Einspruch erhebt, wird nach Ablauf der Einspruchsfrist der Beschluss dennoch wirksam.
Vorsitzende des Verwaltungsbeirats
Sollte in der Teilungserklärung nichts Gegenteiliges festgeschrieben sein, bestimmen die Beiräte unter sich, wer den Vorsitz übernimmt. Ist festgeschrieben, dass die Vorsitzende gesondert gewählt werden muss, ist dies maßgeblich.
Länge der Amtszeit
Wie lange ein Beirat bestellt ist, ist nicht vorgeschrieben. So kann die Bestellung auch auf unbestimmte Zeit erfolgen. Auch hier kann die Gemeinschaftsordnung / Teilungserklärung entsprechend abweichende Vorgaben festschreiben.
Feste Amtszeiten haben den Vorteil, dass „Abwahlen“ einzelner Verwaltungsbeiräte entfallen. Sollten diese notwendig werden, sorgt das immer für Unruhe in der Gemeinschaft.
Wahl des Verwaltungsbeirats
Die Beiträte werden im Rahmen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung ETV gewählt. Dabei muss über jeder Kandidat einzeln abgestimmt werden.
Blockwahlen, also über ganze Beiratsteams abzustimmen, sind nicht möglich.
Gute und schlechte Verwaltungsbeiräte
Nicht jedes Mitglied des Beirates erfüllt seine Aufgaben zwangsläufig zum Wohle der Gemeinschaft. Es gibt gute und schlechte Beispiele.
Gute Mitglieder
Die besten Mitglieder des Verwaltungsbeirats sehen sich als Teil der Wohneigentumsgemeinschaft (WEG) und versuchen ihr Ehrenamt zum Besten aller Miteigentümer auszuüben.
Dazu zählen die besonders gewissenhafte Erfüllung ihrer Aufgaben und eine enge und offene Zusammenarbeit zwischen WEG-Verwaltung und Beiräten.
Gerade wenn das Verhältnis zwischen Hausverwaltung und Vertretung der Eigentümer nachhaltig geschädigt ist, ist es für die Gemeinschaft schwierig Sanierungs-, Instandhaltungs- oder Modernisierungs-Projekte erfolgreich umzusetzen.
Schlechte Vertreter
Das Gegenstück des bemühten und zum Wohl der Gemeinschaft arbeitenden Beirats-Mitgliedes ist die „schlechte Beirat“. Dabei sind häufig nicht nur die Qualität ihrer Arbeit, sondern auch die dahinterstehenden Motive das Problem.
So sind Mitglieder, die ihre ehrenamtliche Position für eigene Zwecke missbrauchen und als Machtposition ansehen, keine guten Beiräte. Hier passiert es nicht selten, dass solche Personen Gefahr laufen, andere zu schikanieren oder zu unterdrücken.
Auch eine zu lasche Interessenvertretung der Gemeinschaft wird schnell zum Problem für die Gemeinschaft. Auch wenn seriöse Verwaltungen dies nicht tun werde, gibt es einige schwarze Schafe, die Beiräte bewusst beeinflussen. Sind diese dafür empfänglich, kann es passieren, dass sie ihre Kontrollfunktion nicht mehr ordnungsgemäß ausüben, zum Nachteil der Gemeinschaft.
Auch eine „keine Lust“- oder „keine Ahnung“-Mentalität der Beiräte ist wenig wünschenswert. Das Ehrenamt des Beirates ist immer auch mit Arbeit, Informationsgewinnung und Einsatz verbunden. Scheuen die Vertretenden diesen Einsatz, sollten sie nicht für den Posten des Beirats kandidieren.
Was bekommt der Beirat für seine Tätigkeit?
Im Allgemeinen ist die Position des Beirates ein Ehrenamt, sprich wird nicht vergütet. Dafür können Vorsitzende und Mitglieder des Beirates jedoch einen Ersatz der Kosten erhalten.
Zumeist wird hierfür eine Kostenpauschale durch die Gemeinschaft festgesetzt, ansonsten müssen Kosten einzeln abgerechnet und nachgewiesen werden.
In größeren Eigentümergemeinschaften sind auch Vergütungen für die Beiräte möglich. Diese kann in der Höhe durch die Eigentümerversammlung beschlossen werden. Sie sollte sich aber an dem tatsächlichen Aufwand für diese Tätigkeit orientieren.
Gesetzliche Grundlagen
Die rechtliche Grundlage des Beirates findet sich im Wohneigentumsgesetz (WEG). § 29 WEG sagt:
„1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
§ 29 WEG (öffnet in neuem Fenster)
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.“
Die Gemeinschaft hat die Möglichkeit, die Tätigkeiten und Verpflichtungen des Verwaltungsbeirats per Beschluss zu beschränken oder erweitern.
Haftung des Beirates
Die (ehrenamtliche) Position eines WEG-Beirats kommt mit einer Haftung daher. Sollten die Beiräte ihren Pflichten nicht nachkommen und dadurch schuldhaft oder grob fahrlässig die Gemeinschaft finanziell schädigen, sind diese schadensersatzpflichtig.
Verschulden richtet sich generell nach § 276 Abs. 1 BGB und bedingt Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Für Beiräte wurde mit § 29 Abs. WEG die Haftung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt, solange die Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird.
Hauptamtliche Verwaltungsbeiräte haften indes auch bei „einfacher“ Fahrlässigkeit. Die Haftung des Verwaltungsbeirates kann mithilfe einer entsprechenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung durch die Gemeinschaft abgesichert werden.
Fazit
Der WEG-Verwaltungsbeirat ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Miteigentümer und Verwaltung und unterstützt die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben.
Die Hauptaufgaben des Beirates sind die Kontrolle des Wirtschaftsplans, der Abrechnungen, der Rechnungslegungen und der Kostenansetzungen. Die Beiräte haben keine Entscheidungsbefugnisse, können aber Empfehlungen aussprechen.
Die Bildung eines Verwaltungsbeirates ist freiwillig, kann aber in der Teilungserklärung festgesetzt werden. Die Aufgaben können durch die Eigentümerversammlung ausgedehnt oder beschränkt werden. Wichtig ist ein gutes Verhältnis zwischen Verwaltung und Verwalterbeirat.
Die Beiräte haften bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz, sofern ihre Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird. Hauptamtliche Beiräte haften auch bei einfacher Fahrlässigkeit. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann die Haftung des Verwaltungsbeirates absichern.
Insgesamt ist der WEG-Verwaltungsbeirat ein unverzichtbarer Bestandteil einer funktionierenden Wohneigentümergemeinschaft und trägt maßgeblich zum Gelingen von Sanierungs-, Instandhaltungs- oder Modernisierungsprojekten bei.