Hausverwaltung bestellen: Wie geht das?

Eine Hausverwaltung zu bestellen ist zwar keine Pflicht, macht jedoch bei größeren Immobilien auf jeden Fall Sinn. Denn eine Hausverwaltung kümmert sich praktisch um die gesamte Organisation der Immobilie – von Verwaltung jeglicher Dienstleistern bis hin zur wirtschaftlichen Betreuung.

Wie sieht die Bestellung einer Hausverwaltung jedoch in der Praxis aus? Was ist zu beachten und wer wird wann und wie tätig? Alle wichtigen Fragen werden in diesem Beitrag geklärt.

• Rechtlich gesehen muss keine Verwaltung bestellt werden, jedoch hat jeder Eigentümer das Recht die Bestellung eines zertifizierten WEG-Verwalters zu verlangen.
• Bei der Bestellung einer Verwaltung müssen sich Eigentümer mindestens drei verschiedene Angebote einholen, die der gesamten WEG vorgestellt werden.
• Bei der Abstimmung reicht zum Entschluss eine einfache Mehrheit.
• Der Verwaltervertrag muss ordnungsgemäß aufgesetzt werden, sonst kann die Bestellung der Verwaltung nachträglich angefochten werden.
• Wenn nach einem Mietverwalter gesucht wird, hat der Eigentümer bei der Bestellung freie Wahl.

Verwaltervertrag prüfen

Bevor eine Hausverwaltung bestellt werden darf, müssen die wichtigsten Punkte des Verwaltervertrags feststehen und kommuniziert worden sein.

Folgende Informationen sollten in einem Verwaltervertrag nicht fehlen:

• Nennung der Vertragsparteien: Den Verwalter und auch die Wohnungseigentümergemeinschaft inklusive Anschrift müssen hier genannt werden.
• Zeitraum des Vertrags: Beginn und Ende, sowie auch die Angabe einer Probezeit, sollten in einem Verwaltervertrag aufgenommen werden. In der Regel laufen Verwalterverträge drei Jahre und verlängern sich bei ausbleibender Kündigung automatisch um ein weiteres Jahr. In welchen Fällen das Verhältnis vorzeitig gekündigt werden darf, kann ebenfalls im Vertrag festgehalten werden.
• Definition der Aufgabenbereiche: Sämtliche Tätigkeiten, für die der Verwalter verantwortlich ist, müssen im Verwaltervertrag genannt werden. Diese Aufgabenbereiche sind gesetzlich in § 27, 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bestimmt. Wichtig ist es jedoch zusätzlich die Objektbegehung mit in den Vertrag aufzunehmen. Das bedeutet konkret: Wann und wie häufig sollen welche Räume bzw. Bereiche begangen und überprüft werden?
• Verwaltung des Vermögens: Verwalter sind auch dafür verantwortlich, sich um sämtliche Konten verbunden mit der WEG zu kümmern. Das kann zum Beispiel das Hausgeldkonto sein oder die Instandhaltungsrücklage. Alle Konten, die der Verwalter übersieht, werden im Vertrag aufgelistet. Zudem ist es ratsam, die Verfügungsberechtigung im Vertrag festzuhalten und entsprechend zu deckeln, sodass der Verwalter nur bis zu einer gewissen Summe Geld freihändig ausgeben darf. Für alle weiteren Ausgaben sollte der Vertrag die Notwendigkeit eines Beschlusses vorsehen. Der Verwaltung grundsätzlich zu verweigern “kleinere” Arbeiten auch ohne Beschluss durchführen zu lassen, ist im Alltag hinderlich. Bei Schäden am Gebäude oder zur Abwehr von Gefahren / Folgeschäden, sollte die Verwaltung entsprechende Reparaturen schnell anweisen und deren Rechnungen auch bezahlen dürfen.
• Gehalt des Verwalters: Wie in jedem Arbeitsvertrag wird auch bei dem Verwaltervertrag die Vergütung der Verwaltung für ihre Arbeit festgelegt. Im Vertrag sollte genau festgehalten werden, welche Arbeit vom Verwalterhonorar abgedeckt wird, alle weiteren Tätigkeiten würde die Verwaltung nach Absprache zusätzlich verrechnet. Das kann zum Beispiel bei größeren Sanierungsmaßnahmen oder der Regulierung von Versicherungsschäden der Fall sein. Die Kosten einer WEG-Verwaltung richten sich dabei nach der Anzahl der Liegenschaften und dem erwarteten Verwaltungsaufwand.
• Haftung: In der Regel wird in Verwalterverträgen zum Schutz aller der Verwalter dazu verpflichtet, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Für gewerbliche WEG-Verwalter ist eine solche Versicherung sogar gesetzliche Pflicht.
• Unterlagen zur Verwaltung: Vertraglich wird festgehalten, dass alle Unterlagen, die dem Verwalter zur Verfügung gestellt werden, bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zurückgegeben werden müssen. Bei modernen Verwaltungen wird inzwischen auf die Aufbewahrung der Unterlagen in Papierform verzichtet. Wünschen die Miteigentümer dies dennoch, so ist entweder in der Liegenschaft ein entsprechendes Aktenlager einzurichten, oder führt dies zu zusätzlichen Gebühren.
• Vollmachtsurkunde: Laut 27 Abs. 6 WEG ist der Verwalter dazu berechtigt von der WEG eine Vollmachturkunde zu verlangen, damit die Verwaltung allen Tätigkeiten nachkommen kann.

Verwaltervorstellung

Wenn sich eine WEG Angebote eingeholt hat, werden drei ausgewählt und zu einer Versammlung eingeladen bzw. dort vorgestellt. Eine solche Vorstellung muss nicht persönlich durch den Verwalter erfolgen. Es reicht die Bereitstellung der Angebote, damit diese von allen Wohnungseigentümern geprüft werden kann.

Teil der Tagesordnung für diese Versammlung müssen die Punkte

• „Vorstellungen der Bewerber um den Auftrag zur Verwaltung der WEG“
• „Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung“
• „Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters“

sein.

Die Aufnahme dieser Tagesordnungspunkte in die TOP-Liste muss spätestens drei Wochen vor Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung (die Eigentümerversammlung leitet) eingehen.

Nur in besonders dringlichen Fällen kann die Einladungsfrist und auch die Frist für die Aufnahme zur Tagesordnung verkürzt werden (§24 Abs. 4 WEG).

Damit alle Eigentümer die Möglichkeit haben, sich ein Bild der zur Wahl stehenden neuen Hausverwaltungen zu verschaffen, müssen zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung auch die Eckdaten der jeweiligen Verträge übermittelt werden. Dazu werden die eingeholten Angebote (zzgl. eventueller Unternehmensvorstellungen) in der Regel an die Einladung zur ETV angehängt.

Beschluss und Neubestellung

Zur Abstimmung und dem Beschluss einer neuen Verwaltung ist nur eine einfache Mehrheit notwendig.

Dennoch müssen über alle vorgestellten Verwalter abgestimmt werden.

Sobald ein Entschluss für den neuen Verwalter gefasst wurde, wird im nächsten Schritt der Verwaltervertrag aufgesetzt.

Muss eine Verwaltung bestellt werden?

Grundsätzlich: Nein.  Laut § 26 Abs. 1 (öffnet in neuem Fenster), Abs. 5 WEG (öffnet in neuem Fenster) muss es aber die Möglichkeit zur Bestellung geben. Wohnungseigentümer können daher die Bestellung einer Verwaltung nicht ausschließen.

Das bedeutet, dass Klauseln in Teilungserklärungen bzw. in einer Gemeinschaftsordnung wie

• Ein Verwalter darf nur mit einer Dreiviertel Mehrheit bestellt werden,
• Bestimmungen, dass Dritte mit über die Bestellung eines Verwalters entscheiden oder
• dass nur Eigentümer “Verwalter” werden können

nicht zulässig sind.

Was passiert aber nun in den Fällen, in denen keine Verwaltung bestellt wird?

In solchen Fällen vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG (öffnet in neuem Fenster) - Verwalterlosigkeit). Das bedeutet konkret, dass alle Maßnahmen von jedem Eigentümer mitbestimmt werden muss und auch jeder einzelne Eigentümer die Gemeinschaft rechtlich vertritt. Dies kann schnell zur Unübersichtlichkeit führen und langwierigen Entscheidungsfindungen.

Daher ist es, vor allem bei größeren Gemeinschaften, stets ratsam eine Verwaltung zu bestellen.

Recht auf einen zertifizierten Verwalter

Seit der WEG-Reform 2020 dürfen Eigentümer die Bestellung ein zertifizierter Verwalter verlangen.

Ein Verwalter wird dann als zertifiziert angesehen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Der Verwalter war bereits vor 01.06.2024 als Verwalter tätig.
• Beim Abschluss einer IHK-Prüfung (26 a WEG).

Durch die Zertifizierung soll sichergestellt werden, dass der Verwalter über die Qualifikationen verfügt, die benötigt werden für eine ordentliche Verwaltungsführung.

Selbstverwaltung

Die Idee der Selbstverwaltung einer WEG kann auf den ersten Blick verlockend wirken, besonders in kleinen Gemeinschaften mit weniger als fünf Eigentümern. Hier ist die Aussicht auf Kostenersparnis und Unabhängigkeit von externen Verwaltungsunternehmen attraktiv. Dennoch sollte eine gründliche Abwägung der möglichen Vor- und Nachteile erfolgen, bevor man diesen Weg einschlägt.

Nachteile der Selbstverwaltung:

• Zeitintensiv
• Breites Wissensspektrum erforderlich
• Haftung und rechtliche Risiken
• Interne Konflikte

Vorteile der Selbstverwaltung in kleinen Gemeinschaften:

• Kostenersparnis
• Unabhängigkeit und Kontrolle
• Gemeinschaftliches Engagement

Während die Selbstverwaltung in kleineren Gemeinschaften mit finanziellen Vorteilen verlocken mag, sollte beachtet werden, dass diese Entscheidung eine sorgfältige Planung, umfangreiche Fachkenntnisse und erhebliche zeitliche Investition erfordert. Es kann ratsam sein, externe Expertise hinzuzuziehen, um die optimale Verwaltungsstrategie entsprechend den individuellen Bedürfnissen der Gemeinschaft zu gestalten.

Bestellung durch den Bauträger

Bei Neubauprojekten wird die Verwaltung zunächst oftmals von dem Bauträger durch die Gemeinschaftsordnung festgelegt. Durch eine Teilungserklärung kann der Bauträger auch sich selbst zur Verwalter bestellen.

Eigentümer haben meist gerne Verwalter, die losgelöst von dem Bauträger auftreten, da hier die Sorge aufkommen kann, dass der Verwalter im Sinne des Bauträgers handelt und z.B. potenzielle Mängel des Bauwerks übersieht.

Gerichtliche Bestellung eines Verwalters

Zu einer gerichtlichen Bestellung eines Verwalters kommt es in der Regel nur in Ausnahmefällen. So ein Ausnahmefall kann eintreten, wenn zum Beispiel ein Eigentümer eine Verwaltung bestellen möchte, die anderen Eigentümer jedoch widersprechen. Da alle Eigentümer jedoch ein Recht auf eine Verwalterbestellung haben, kann hier demnach die gerichtliche Bestellung erfolgen.

Hierfür muss ein Klageverfahren eingeleitet werden (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Danach kann das Gericht eine Verwaltung, basierend auf dem Prinzip, dass mindestens drei Angebote eingeholt und weitergegeben werden, bestimmen.

Mietverwaltung bestellen

Den Eigentümer eines Mehrfamilienhauses, die „nur“ einen Mietverwalter sucht, hat bei der Bestellung einer neuen Verwaltung freie Wahl und kann direkt einen Vertrag mit der zu ihren Vorstellungen passenden Verwaltern schließen. Hierbei sollte neben den Leistungen und Kosten auch auf die persönliche Sympathie in der Zusammenarbeit geachtet werden.

Fazit

Bei der Bestellung einer Verwaltung müssen ein paar wesentliche Punkte beachtet werden, damit die Bestellung im Nachhinein nicht angefochten werden kann: Eigentümer müssen sich mindestens drei Angebote einholen, welche bei der nächsten Versammlung vorgestellt werden, im Anschluss wird über die Bestellung der neuen Verwaltung abgestimmt und ein Verwaltervertrag aufgesetzt. Eigentümer können sich auch für eine Selbstverwaltung entscheiden, sollten sich jedoch vorher gründlich über die Vor- und Nachteile informieren und basierend auf dieser eine Entscheidung treffen.

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