Die Hausverwaltung übernimmt zentrale Aufgaben in der Betreuung und Verwaltung von Immobilien – von der Instandhaltung des Gebäudes über die Nebenkostenabrechnung bis hin zur Betreuung der Eigentümergemeinschaft. Doch was ist zu tun, wenn es nicht rundläuft?
Fehlerhafte Abrechnungen, schleppende Kommunikation oder unerledigte Reparaturen sind beispielhafte Gründe, warum Eigentümer mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind. Die Hausverwaltung zu wechseln, kann die Lösung sein, doch dieser Schritt wirft oft Fragen auf: Wann ist ein Wechsel möglich? Wie funktioniert die Kündigung? Und was sollte bei der Auswahl einer neuen Verwaltung beachtet werden?
Dieser Ratgeber erklärt, worauf es beim Wechsel der Hausverwaltung ankommt und zeigt, wie Eigentümer ihre Immobilie wieder in zuverlässige Hände geben können.
- Ein Wechsel der Hausverwaltung ist möglich, wenn die Leistungen unzureichend, Abrechnungen fehlerhaft sind oder die Kommunikation nicht funktioniert.
- Die reguläre Kündigungsfrist für WEG-Verwaltungen beträgt 6 Monate. Bei Mietverwaltungsmandaten regelt der Verwaltervertrag die Kündigungsfristen, meist beträgt die ordentliche Kündigungsfrist hier ebenfalls drei bis sechs Monate, eine fristlose Kündigung ist bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen immer möglich.
- Die Eigentümergemeinschaft entscheidet gemeinsam über den Wechsel, ein Mehrheitsbeschluss auf einer Eigentümerversammlung ist notwendig.
- Die Auswahl der neuen Hausverwaltung sollte sorgfältig erfolgen, wichtig sind Erreichbarkeit, Digitalisierung, Fachkompetenz und transparente Kostenstruktur.
- Ein gut geplanter Übergang sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen wie Wirtschaftspläne und Abrechnungen vollständig übergeben werden und die Verwaltung nahtlos weitergeführt wird.
Grundlagen Hausverwaltung wechseln – Schritt-für-Schritt
Damit der Wechsel reibungslos gelingt, ist es zunächst notwendig, die Unterschiede zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung, den geltenden Kündigungsfristen sowie die rechtlichen Vorgaben – insbesondere durch die WEG-Reform 2020 – zu kennen. Der grundsätzliche Ablauf folgt allerdings diesen Schritten:
- Schritt: Verwaltungsvertrag prüfen: Handelt es sich um eine Mietverwaltung oder eine WEG-Verwaltung?Welche Kündigungsfristen sind vereinbart? Oder gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen von 6 Monaten?
- Schritt: Gründe für den Wechsel klären: Liegt nur Unzufriedenheit vor oder gibt es Pflichtverletzungen?Handlungsbedarf dringend oder planbar?
- Schritt: Neue Hausverwaltung suchen: Vergleich von Angeboten einholen. Auf Referenzen, Erfahrung, Digitalisierung, Kostenstruktur und Erreichbarkeit achten.
- Schritt: Eigentümerversammlung einberufen (bei WEG): Abberufung der Verwaltung und Kündigung des Verwaltervertrages per Mehrheitsbeschluss nach der WEG-Reform 2020. Beschluss über Bestellung einer neuen Verwaltung auf der Eigentümerversammlung. Beschluss über Abschluss eines Verwaltervertrags mit neuer WEG-Verwaltung.
- Schritt: Kündigung schriftlich aussprechen: Ordentliche Kündigung unter Einhaltung der Frist oder fristlose Kündigung mit Begründung bei Pflichtverletzungen.
- Schritt: Übergabe vorbereiten: Sicherstellen, dass die alte Verwaltung alle Unterlagen übergibt. Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Verträge und Instandhaltungsrücklagen prüfen. Neue Verwaltung frühzeitig einzubinden, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Mietverwaltung und WEG-Verwaltung – die Unterschiede
Nicht jede Art von Immobilienverwaltung übernimmt die gleichen Aufgaben. Es wird unterschieden zwischen:
WEG-Verwaltung:
Die WEG-Verwaltung betreut Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Die Aufgaben sind im Wohnungseigentumsgesetz geregelt und betreffen grundsätzlich nur die gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile (das Gemeinschaftseigentum). Zu den Kernaufgaben der WEG-Verwaltung zählt unter anderem:
- Erstellung der Jahresabrechnung und Wirtschaftspläne
- Verwaltung der Instandhaltungsrücklage / Erhaltungsrücklagen
- Organisation von Eigentümerversammlungen
- Umsetzung von Beschlüssen
- Beauftragung von Handwerksbetrieben
Vertragsverhältnis:
Der Verwaltungsvertrag wird durch die Eigentümergemeinschaft abgeschlossen. Ein Wechsel betrifft alle Eigentümer gemeinsam und erfordert einen Mehrheitsbeschluss.
Kündigung WEG-Verwaltung:
Ordentliche Kündigung:
- Seit der WEG-Reform 2020 kann die Verwaltung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einfacher Mehrheit der Eigentümer abgewählt werden.
- Die Abwahl beendet nicht automatisch den Vertrag, sondern dieser muss separat gekündigt werden. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt 6 Monate.
Außerordentliche Kündigung:
- Bei grober Pflichtverletzung oder Vertrauensverlust kann die WEG die Verwaltung fristlos abberufen und den Vertrag kündigen.
- Beispiele: Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern, Verweigerung von Einsicht in Abrechnungen oder bewusste Täuschung der Eigentümer.
Mietverwaltung:
Die Mietverwaltung kümmert sich, im Auftrag einzelner Eigentümer, um die Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern oder Eigentumswohnungen (hier wird dann von der Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV gesprochen). Zu den Aufgaben zählen:
- Kommunikation mit Mietern
- Mieteingangskontrolle und Mahnwesen
- Nebenkostenabrechnung / Heizkostenabrechnung
- Instandhaltung und Reparaturen
- ggf. Mietersuche und Mietvertragsabwicklung (wenn gesondert vereinbart)
Vertragsverhältnis:
Der Mietverwaltungsvertrag wird zwischen dem Eigentümer und der Verwaltung geschlossen und kann individuell gestaltet werden. Die Kündigungsfristen ergeben sich aus dem Vertrag. Für die Verwaltung von Mieteigentum benötigt der Verwalter keine besondere Zertifizierung. Die Anforderungen und Aufgaben der Verwaltungen variieren sehr stark, ebenso die damit verbundenen Verwaltergebühren.
Kündigung Mietverwaltung:
- Ordentliche Kündigung: Vertraglich geregelt, üblich sind Fristen zwischen 3 und 6 Monaten.
- Außerordentliche Kündigung: Möglich bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen (z. B. Untreue, grobe Fehler in der Buchhaltung).
Besonderheiten durch die WEG-Reform 2020
Die Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG-Reform) zum 1. Dezember 2020 hat den Wechsel der WEG-Verwaltung stark vereinfacht. Wichtige Neuerungen:
- Abberufung der Verwaltung ist jederzeit möglich, auch ohne Angabe von Gründen.
- Der Verwaltervertrag endet dennoch nicht automatisch mit der Abberufung, sondern muss separat gekündigt werden.
- Mehrheitsbeschluss der Eigentümer genügt, es ist keine qualifizierte Mehrheit mehr nötig.
Die WEG-Reform gibt den Eigentümern deutlich mehr Möglichkeiten, wenn sie mit der Verwaltung unzufrieden sind. Früher war eine Abberufung nur bei schwerwiegenden Verfehlungen möglich – heute genügte die einfache Mehrheit.
Ablauf WEG-Verwaltung wechseln
Ein Wechsel der WEG-Verwaltung erfolgt immer gemeinschaftlich durch Beschluss der Miteigentümer und erfordert eine Mehrheitsentscheidung auf einer Eigentümerversammlung. Damit der Übergang reibungslos gelingt, sollten die einzelnen Schritte sorgfältig vorbereitet werden.
Suche nach einer neuen Verwaltung
Eine zuverlässige und kompetente Hausverwaltung ist primär für den langfristigen Werterhalt der Immobilie wichtig. Bei der Auswahl sollten die Eigentümer daher sorgfältig prüfen, wer die Verwaltung künftig übernimmt.
Worauf sollte bei der Auswahl einer neuen WEG-Verwaltung geachtet werden?
- Referenzen und Bewertungen: Erfahrungsberichte anderer WEGs geben Aufschluss über die Arbeitsweise und Zuverlässigkeit der Verwaltung.
- Empfehlungen aus dem Umfeld: Tipps von Nachbar-WEGs oder Eigentümern im gleichen Wohngebiet können hilfreich sein.
- Digitale Arbeitsweise: Moderne Verwaltungen bieten oft Kundenportale an, über die Abrechnungen, Belege und wichtige Dokumente digital einsehbar sind. Digitale Belegprüfung ermöglicht Eigentümern jederzeit Transparenz über die finanzielle Lage der WEG.
- Reaktionszeiten & Erreichbarkeit: Wie schnell reagiert die Verwaltung auf Anfragen? Gibt es einen festen Ansprechpartner?
- Kostentransparenz: Das Leistungspaket und die Verwaltungskosten sollten klar aufgeschlüsselt sein. Pauschalen für die Grundbetreuung sind üblich, Sonderleistungen müssen klar geregelt sein.
Hinweis: Mindestens drei Angebote einholen und die Verwaltungen direkt nach Arbeitsweise und Erreichbarkeit befragen.
Einberufung der Eigentümerversammlung und Tagesordnung
Der Wechsel der Verwaltung wird auf einer Eigentümerversammlung beschlossen. Dazu muss die Versammlung rechtzeitig einberufen und die entscheidenden Punkte im Vorfeld auf der Tagesordnung aufgenommen werden. Die Einladung erfolgt schriftlich durch die aktuelle WEG-Verwaltung oder – falls diese nicht kooperiert – durch den Verwaltungsbeirat oder einzelne Eigentümern (§ 24 Abs. 3 WEG).
Wichtige Punkte bei der Tagesordnung:
- Abberufung der bisherigen Verwaltung
- Kündigung des Verwaltervertrags (falls noch nicht erfolgt)
- Vorstellung der neuen Verwaltungskandidaten
- Bestellung der neuen Verwaltung
- Abschluss eines neuen Verwaltervertrages.
- Ermächtigung zur Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags
Nur Beschlüsse zu Themen, die in der Einladung genannt wurden, sind gültig.
Vorstellung der Verwaltungen auf der Eigentümerversammlung
Es ist üblich, die in die engere Auswahl genommenen Verwaltungen zur Versammlung einzuladen, damit sie sich den Eigentümern vorstellen.
Ablauf und Fragen an die Kandidaten:
- Selbstdarstellung: Vorstellung des Unternehmens, Schwerpunkte, Erfahrung, betreute WEG-Größe und Besonderheiten / Spezialisierungen.
- Arbeitsweise: Wie oft erfolgt die Belegprüfung? Gibt es ein Kundenportal? Wie wird mit Notfällen umgegangen?
- Kosten: Transparente Aufschlüsselung der Verwaltungskosten – was ist inklusive, was sind Zusatzleistungen?
- Reaktionszeiten: Wie schnell werden Anliegen bearbeitet? Gibt es feste Ansprechpartner?
- Technische Kompetenz: Umgang mit digitalen Prozessen, Online-Dokumentenzugriff, Abrechnungssysteme. Ggf. aber auch Erfahrungen in der technischen Betreuung von verbauten Anlagen, Aufzügen oder Smart-Home-Technologien.
Die Eigentümer können Fragen stellen und sich ein persönliches Bild machen, bevor abgestimmt wird.
Beschlüsse zum Wechsel der Verwaltung (inkl. Verwaltungsbestellung)
Der Wechsel der Hausverwaltung innerhalb einer WEG bedingt mehrere Beschlüsse, die auf der Eigentümerversammlung gefasst werden müssen. Die Abwahl der bisherigen Verwaltung und die Bestellung der neuen Verwaltung erfolgen dabei getrennt voneinander.
Zunächst wird die Abberufung der aktuellen Verwaltung per Mehrheitsbeschluss der anwesenden Miteigentumsanteile beschlossen. Falls der Verwaltervertrag mit der bisherigen Verwaltung bisher nicht gekündigt wurde, muss dies in einem weiteren Beschluss erfolgen, ebenfalls mit einfacher Mehrheit.
Anschließend wird die neue Verwaltung per Beschluss bestellt. Zudem wird der neue Verwaltervertrag mit der neuen Verwaltung durch weiteren Beschluss abgeschlossen. In diesem Beschluss sollten der Name der neuen Verwaltung, die Vertragslaufzeit und wesentliche Vertragskonditionen festgehalten werden.
Üblich ist eine Amtszeit von drei bis fünf Jahren, die je nach Vereinbarung angepasst werden kann. Bei 5 Jahren Vertragslaufzeit sind diese aber gesetzlich gedeckelt.
Alle gefassten Beschlüsse müssen in dem Protokoll der Versammlung und anschließend in der Beschlusssammlung ordnungsgemäß dokumentiert werden, da sie die rechtliche Grundlage für die Beendigung der bisherigen und die Beauftragung der neuen Verwaltung bilden.
Verwaltervertrag unterzeichnen
Nach dem erfolgreichen Beschluss zur Bestellung der neuen Verwaltung muss der Verwaltervertrag schriftlich abgeschlossen werden. Dieser wird in der Regel durch den Verwaltungsbeirat und eine bzw. zwei von der Eigentümerversammlung bevollmächtigte Eigentümer unterzeichnet.
Der Vertrag sollte die zuvor auf der Versammlung beschlossenen Konditionen wie Laufzeit, Vergütung und Leistungsumfang enthalten. Häufig wird eine Vertragslaufzeit von drei Jahren vereinbart, die sich automatisch um jeweils ein Jahr verlängern kann, sofern keine Kündigung erfolgt.
In der Praxis wird nach Ablauf der 3 Jahre zumeist ein neuer Verwaltervertrag zur Unterzeichnung vorgelegt, um gesetzliche Änderungen oder Preissteigerungen abzudecken. Inzwischen enthalten immer mehr Verwalterverträge grundsätzliche Preisindexierungen. Damit steigen die Verwaltergebühren planbar über die kommenden Jahre an, um Kostensteigerungen durch Lohninflation und allgemeine Preissteigerungen auszugleichen.
Besonders wichtig ist es, den Leistungsumfang im Vertrag klar festzuhalten:
- Welche Grundleistungen sind enthalten?
- Welche Tätigkeiten gelten als Sonderleistungen und verursachen zusätzliche Kosten?
Zusätzlich sollte geklärt sein, in welchem Rahmen die Verwaltung in Notfällen, wie bei Rohrbrüchen oder Heizungsausfällen, eigenständig handeln darf, um Schäden abzuwenden. In der Regel wird hierzu ein Schwellenwert definiert, im Rahmen, dessen die Verwaltung auch ohne Beschluss eigenständig handeln darf. Grundsätzlich ist die Verwaltung auch berechtigt, zur Abwehr von Folgeschäden Maßnahmen zu ergreifen, die über diese Schwellenwerte hinausgehen, muss sich dann aber ggf. vor den Mitgliedern der Gemeinschaft in Nachgang rechtfertigen.
Übergabe des Verwaltungsmandates und Aufnahme der Verwaltungstätigkeit
Nach der formellen Bestellung der neuen Verwaltung folgt die Übergabe des Verwaltungsmandates von der bisherigen Verwaltung an die neue. So werden alle relevanten Unterlagen, Verträge und finanziellen Mittel korrekt übergeben. Die Übergabe umfasst sowohl die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen und Vermögenswerte der WEG als auch die Erstellung ggf. ausstehender Abrechnungen.
Pflichten der abbestellten Verwaltung
Auch nach ihrer Abwahl und Vertragskündigung bleibt die bisherige Verwaltung verpflichtet, bestimmte Aufgaben zu erfüllen, um einen geordneten Übergang zu gewährleisten. Sie darf sich nicht einfach aus der Verantwortung ziehen oder Unterlagen zurückhalten.
Zu den wichtigsten Pflichten gehören:
- Übergabe aller relevanten Verwaltungsunterlagen: Dazu gehören Verträge mit Dienstleistern, Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen, Beschlusssammlung, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Instandhaltungsnachweise und laufende Aufträge.
- Herausgabe der finanziellen Vermögenswerte der WEG: Die abberufene Verwaltung muss alle Bankkonten, Rücklagen und Buchhaltungsunterlagen vollständig an die neue Verwaltung übergeben.
- Zugriff auf digitale Verwaltungsplattformen gewähren: Falls eine digitale Buchhaltung oder ein Kundenportal genutzt wurde, müssen die Zugänge übermittelt oder deaktiviert werden. In der Praxis wird die neue Verwaltung in der Regel auch neue Zugänge zu Kundenportalen erstellen und an die Miteigentümer übermitteln. Hier machen nicht nur unterschiedliche Software-Produkte, aber auch fehlende Möglichkeiten der Übertragung zwischen den Verwaltungen zusätzliche Umstellungen notwendig.
- Unterstützung bei laufenden Verfahren: Falls es noch offene Versicherungsfälle, Gewährleistungsansprüche oder laufende Sanierungen gibt, muss die bisherige Verwaltung alle relevanten Informationen und Ansprechpartner weitergeben.
Die alte Verwaltung ist verpflichtet, den Übergang ordnungsgemäß zu begleiten und darf keine Informationen zurückhalten, da dies die Verwaltungstätigkeit der neuen Verwaltung erheblich erschweren könnte. Falls sie sich weigert, die Unterlagen oder Gelder herauszugeben, kann die WEG gerichtliche Schritte einleiten.
Zuständigkeit für die Erstellung der Jahresabrechnung
Eine häufige Streitfrage beim Wechsel der Verwaltung ist, wer für die Erstellung der letzten Jahresabrechnung verantwortlich ist. Da Abrechnungen nur rückwirkend für das vergangene Jahr erstellt werden, kann es vorkommen, dass die alte Verwaltung abberufen wird, bevor die Abrechnung fällig ist.
Grundsatz: Die bisherige Verwaltung ist für die Erstellung der Abrechnungen zuständig, die während ihrer Tätigkeit fällig wurden. Die neue Verwaltung ist für die Erstellung fälliger Abrechnungen ab ihrem Amtsantritt zuständig.
Falls im Verwaltervertrag nichts anderes geregelt wurde, bedeutet das konkret:
Die Zuständigkeit für die Abrechnung richtet sich nach dem Datum, zu dem der Verwalter abberufen wurde. Wurde dieser während oder zum Ende des laufenden Jahres (31.12) abberufen, so muss er für das laufende Jahr keine Abrechnung mehr erstellen. Lediglich für die vorangegangenen Jahre hat die scheidende Verwaltung ihre Abrechnungen ordentlich vorzulegen. Für das Jahr, in dem die Verwaltung gewechselt wurde, übernimmt dann die neue Verwaltung die Abrechnung, da diese erst in den ersten 3 bis 6 Monaten des Folgejahres erstellt werden muss und erst bis zum 31.12 des Folgejahres final fällig ist (§ 28 Abs. 2 WEG (öffnet in neuem Fenster)).
Wurde die Verwaltung innerhalb eines laufenden Jahres gewechselt, muss die alte Verwaltung eine Übergangsabrechnung über ihre bisherige Amtszeit erstellen. Die neue Verwaltung setzt diese dann für den verbleibenden Zeitraum fort.
Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten vorab klare vertragliche Vereinbarungen getroffen werden, die regeln, wer die letzte Abrechnung erstellt. Falls sich die bisherige Verwaltung weigert, die Abrechnung zu erstellen, kann die Gemeinschaft rechtliche Schritte einleiten oder eine externe Abrechnungsgesellschaft beauftragen – die Kosten können ggf. von der alten Verwaltung eingefordert werden.
WEG-Verwaltung wechseln mit Umlaufbeschluss
Ein Wechsel der WEG-Verwaltung kann nicht nur auf einer Eigentümerversammlung, sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch per Umlaufbeschluss erfolgen. Ein Umlaufbeschluss bedeutet, dass die Eigentümer nicht zusammenkommen, sondern schriftlich abstimmen.
Seit der WEG-Reform 2020 wurde das Verfahren erleichtert. Für einen Umlaufbeschluss ist grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer nötig, es sei denn, die Gemeinschaft hat vorher beschlossen, dass auch eine einfache Mehrheit ausreicht. Dieser Beschluss kann dauerhaft gelten oder nur für einzelne Entscheidungen getroffen werden.
Wann ist ein Umlaufbeschluss sinnvoll?
- Dringlichkeit: Wenn schnell eine neue Verwaltung bestellt werden muss (z. B. bei fristloser Abberufung der alten Verwaltung).
- Verhinderte Eigentümer: Wenn viele Eigentümer nicht an einer Versammlung teilnehmen können, aber dennoch eine Entscheidung getroffen werden muss.
- Einvernehmen bereits gegeben: Wenn sich die Eigentümer vorher schon abgestimmt haben und die Wahl der neuen Verwaltung unumstritten ist.
Ablauf des Umlaufbeschlusses:
- Formulierung der Beschlussvorlage: Der Umlaufbeschluss muss klar und eindeutig formuliert sein, z. B.: „Die WEG beschließt die Abberufung der aktuellen Verwaltung XY zum 31.12.2025 und bestellt die Verwaltung Z für eine Laufzeit von 3 Jahren zu einer jährlichen Vergütung von XY Euro.“
- Versand an alle Eigentümer: Per Post oder digital, falls die digitale Abstimmung in der Gemeinschaft vereinbart wurde.
- Schriftliche Zustimmung: Alle Eigentümer müssen schriftlich zustimmen, sofern keine abweichende Mehrheitsregelung in der Teilungserklärung für Umlaufbeschlüsse beschlossen wurde.
- Dokumentation: Die Verwaltung oder der Beirat müssen die Zustimmung aller Eigentümer dokumentieren. Der Beschluss wird als gefasst protokolliert und ins Beschlussbuch aufgenommen.
Besonderheiten bei der Verwalterbestellung per Umlaufbeschluss:
- Die neue Verwaltung sollte vorab informiert und zur Übernahme bereit sein.
- Banken und Dienstleister akzeptieren den Umlaufbeschluss nur, wenn dieser formal korrekt protokolliert wurde.
- Falls ein Eigentümer nicht reagiert oder widerspricht, kann der Beschluss scheitern – deshalb ist der Umlaufbeschluss nur praktikabel, wenn Einigkeit herrscht.
Ablauf: Mietverwaltung wechseln
Der Wechsel der Mietverwaltung gestaltet sich in vielen Punkten anders als bei der WEG-Verwaltung, da es hier kein gemeinschaftliches Gremium gibt. Ein Eigentümer entscheidet allein über die Verwaltung seiner vermieteten Immobilie.
- Neue Verwaltung suchen: Angebote vergleichen – besonders auf Erreichbarkeit, Erfahrung und Kostenstruktur achten.
- Alte Verwaltung kündigen: Schriftlich per Einschreiben – Kündigungstermin und Vertragsende klar benennen.
- Vertrag mit neuer Verwaltung abschließen: Leistungsumfang, Kosten und Laufzeit klar festlegen.
- Übergabe organisieren: Unterlagen und Mieterkorrespondenz an die neue Verwaltung übergeben lassen. Bankvollmachten und Konten umstellen, falls die Verwaltung Zugriff hatte.
- Mieter schriftlich über die neue Verwaltung informieren:
- Neue Kontaktdaten
- Ändert sich die Bankverbindung für Mietzahlungen?
- An wen richten sich künftige Reparaturanfragen?
Mieter sollten frühzeitig informiert werden, um Zahlungsprobleme oder Unsicherheiten zu vermeiden.
Gründe für den Wechsel einer Hausverwaltung
| Grund | Ordentliche Kündigung | Außerordentliche Kündigung |
|---|---|---|
| Fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen | ✅ Ja | ⬜ Nein |
| Schlechte Erreichbarkeit oder mangelnde Kommunikation | ✅ Ja | ⬜ Nein |
| Verzögerung oder Vernachlässigung von Reparaturen | ✅ Ja | ⬜ Nein |
| Missachtung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft | ⬜ Nein | ✅ Ja |
| Veruntreuung von Geldern / Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung | ⬜ Nein | ✅ Ja |
| Unangemessen hohe oder undurchsichtige Gebühren | ✅ Ja | ⬜ Nein |
| Weigerung, Einsicht in Unterlagen zu gewähren | ⬜ Nein | ✅ Ja |
| Vertragsverletzungen (z. B. Nichterfüllung vereinbarter Leistungen) | ⬜ Nein | ✅ Ja |
| Fehlende Kompetenz / wiederholte fachliche Fehler | ✅ Ja | ⬜ Nein |
| Vertrauensverlust durch wiederholte Unzuverlässigkeit | ✅ Ja | ⬜ Nein |
Hinweis: Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung ist nur bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen möglich und muss immer gut begründet sein. Ein reines Unzufriedenheitsgefühl reicht nicht aus. Bei Unsicherheiten kann rechtlicher Rat sinnvoll sein.
Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages
Die Kündigung eines Verwaltervertrags kann ordentlich oder außerordentlich erfolgen.
Die ordentliche Kündigung erfolgt fristgerecht, ohne dass schwerwiegende Pflichtverletzungen vorliegen müssen. Die außerordentliche Kündigung beendet das Vertragsverhältnis sofort – hierfür sind jedoch schwerwiegende Gründe nötig.
Ordentliche Kündigung des WEG-Verwaltervertrags
Der WEG-Verwaltervertrag kann grundsätzlich ordentlich gekündigt werden, wenn die im Vertrag festgelegte Laufzeit endet oder eine vereinbarte Kündigungsfrist eingehalten wird. Üblich sind Fristen von drei bis sechs Monaten.
Ein Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft ist notwendig, um die Kündigung auszusprechen. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und sollte die Laufzeit des Vertrags sowie das gewünschte Vertragsende benennen.
Ordentliche Kündigung des Mietverwaltervertrags
Die Kündigung eines Mietverwaltervertrages erfolgt auf Basis der vertraglich vereinbarten Frist, die ebenfalls meist zwischen drei und sechs Monaten liegt.
Eigentümer können den Vertrag ohne Angabe von Gründen kündigen, sofern sie die vertragliche Frist einhalten. Eine schriftliche Kündigung ist empfehlenswert.
Außerordentliche Kündigung
Die außerordentliche Kündigung beendet den Verwaltervertrag sofort, unabhängig von Fristen.
Sie ist nur möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der es den Eigentümern unzumutbar macht, die Zusammenarbeit bis zum Ablauf der regulären Kündigungsfrist fortzusetzen.
Die Kündigung muss schriftlich und mit Begründung erfolgen.
Wichtige Gründe für die außerordentliche Kündigung
- Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern
- Verweigerung der Einsicht in Unterlagen
- Nichterfüllung wesentlicher Vertragspflichten
- Bewusst fehlerhafte Abrechnungen
- Missachtung von Eigentümerbeschlüssen
- Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben oder grobe Pflichtverletzungen
Die außerordentliche Kündigung sollte gut dokumentiert und im Zweifel rechtlich geprüft werden, da sie nicht selten zu Streitigkeiten führt.
Fazit - Hausverwaltung wechseln
Der Wechsel der Hausverwaltung kann sinnvoll sein, wenn Abrechnungen fehlerhaft sind, Kommunikation nicht funktioniert oder Pflichten nicht erfüllt werden. Eigentümer einer WEG haben seit der WEG-Reform 2020 mehr Handlungsspielraum. Eine Verwaltung kann jederzeit abberufen werden, die Kündigung des Vertrags erfordert jedoch die Einhaltung der Fristen. Auch bei der Mietverwaltung ist ein Wechsel möglich, meist mit Fristen zwischen drei und sechs Monaten. Schwerwiegende Pflichtverletzungen erlauben in beiden Fällen eine außerordentliche Kündigung. Eine sorgfältige Auswahl der neuen Verwaltung und eine geordnete Übergabe sind entscheidend, um Probleme im laufenden Betrieb zu vermeiden.