Heutzutage ist für eine effektive Verwaltung von Mietobjekten ein professionelles Mietmanagement nicht mehr wegzudenken. Private Vermieter, Asset Manager, Wohnungsunternehmen, Projektentwickler oder auch Gewerbeimmobilienverwalter – die Liste der Eigentümer, die ein zuverlässiges Mietermanagement benötigen, ist lang. Und das hat auch seine Gründe: Das Mietermanagement trägt dazu bei, dass Mieteinnahmen gesichert, Leerstände minimiert und die gesamte Kommunikation mit Mietern fachgerecht übernommen wird. Eine ordentliche Ausführung dieser Aufgaben trägt maßgeblich zum nachhaltigen, wirtschaftlichen Erfolg der Immobilie bei.
- Professionelles Mietermanagement basiert auf folgenden drei Hauptbereichen: der Kommunikation mit Mietern sowie der kaufmännischen und rechtlichen Betreuung.
- Effektives Mietermanagement hilft Eigentümern durch ihr fundiertes Fachwissen, die nachhaltige Wirtschaftlichkeit ihrer Mietobjekte zu sichern.
- Der wohl zeitaufwändigste Aspekt im Rahmen der Vermietung stellt die Kommunikation zu den Mietern dar – das Miet-Management übernimmt für die Eigentümer die komplette Mieterinteraktion: von der Bearbeitung von Mieteranliegen bis zum Teilen wichtiger Informationen mit den Mietparteien.
Grundlagen Mietmanagement
Die Verwaltung von Mietwohnungen und Mietshäusern ist sehr zeitaufwändig und sollte keinesfalls unterschätzt werden, da sie von großer Bedeutung für eine wirtschaftliche und nachhaltige Vermietung von Immobilien ist. Viele Eigentümer verfügen nicht über die notwendige Zeit für ein effektives Mietermanagement und entscheiden sich aufgrund dessen für eine Zusammenarbeit mit professionellen Mietverwaltungen. Dabei werden vor allem vier Hauptbereiche abgedeckt: die Kommunikation mit Mietern sowie die kaufmännische und rechtliche Betreuung.
Aufgaben Mietermanagement
Die Kommunikation mit Mietern sowie die kaufmännische und rechtliche Betreuung bilden das Fundament eines effektiven Mietermanagements. Die Aufgabenbereiche umfassen zahlreiche Aspekte, die sich von Immobilie zu Immobilie und Bedarf unterscheiden können.
Kaufmännische Aufgaben: Das Mietermanagement kümmert sich im kaufmännischen Bereich um das gesamte Finanzmanagement. Dies umfasst die Mieteingangskontrolle, das Vertragsmanagement (z. B. Anpassungen der Mieten bei Index- oder Staffelmietvereinbarungen), die Erstellung der Betriebskostenabrechnung und die Buchhaltung.
Rechtliche Aufgaben: Bei der Vermietung von Immobilien muss darauf geachtet werden, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Das Mietermanagement sorgt für die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen im Mietverhältnis, erstellt Mietverträge, bearbeitet Kündigungen und vertritt die Eigentümer gegenüber Mietern und Behörden.
Kommunikation mit den Mietern: Die Kommunikation mit Mietern ist oft der zeitintensivste Aufgabenbereich. Mietverwalter sind in ihrer Aufgabe als Mietermanager die zentrale Ansprechperson für alle Anliegen – von Anfragen über Beschwerden bis zu allgemeinen Anliegen. Zudem übernehmen sie die Informationspflicht gegenüber den Mietern (z. B. Rundschreiben, wichtige Mitteilungen).
Kommunikation mit den Mietern – persönlich und via Kundenportal
Die Kommunikation mit Mietern erfordert ein hohes Maß an Engagement, einen mitunter hohen Zeitaufwand und nicht selten ein außerordentliches Maß an Fingerspitzengefühl. Besonders um den Zeitaufwand zu reduzieren und dem hohen Aufkommen an Anfragen der Mieter überhaupt gerecht zu werden, nutzt inzwischen ein Großteil der Verwaltungen digitale Kommunikationskanäle wie Kundenportale. Über diese Portale können Mieter ihre Anliegen online einreichen und den Bearbeitungsstatus verfolgen. So kann die Kommunikation effizienter gestaltet werden, und Mieter haben die Möglichkeit, sich rund um die Uhr an das Mietermanagement zu wenden.
Dennoch ist es wichtig, den Mietern auch persönlichen Kontakt zu ermöglichen. Durch den Einsatz digitaler Lösungen gewinnen Mietverwalter Zeit für Anliegen, die nicht online geklärt werden können. Besonders bei älteren Bewohnern oder Personen ohne Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen ist die telefonische Erreichbarkeit essenziell. Dabei stellt diese jedoch häufig eine besondere Herausforderung für die Mitarbeiter der Verwaltungsunternehmen dar.
So werfen Anrufe die Sachbearbeiter und Verwalter häufig aus dem aktuell zu bearbeitenden Vorgang. Um hier ein konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen, führen inzwischen immer mehr Verwaltungen feste Telefonzeiten ein. So sind die Mitarbeiter nicht mehr zu jeder Zeit direkt telefonisch ansprechbar, können sich dafür aber auch um die Bearbeitung der offenen Vorgänge kümmern.
Da Schadensereignisse jedoch selten Rücksicht auf Telefonzeiten der Mitarbeiter nehmen, nutzen moderne, innovative Mietverwaltungen im Rahmen des Mietermanagements und der Mieterkommunikation mehr und mehr auf KI gestützte Anrufbeantworter. Diese nehmen das Anliegen der Mieter auf, erstellen aus den gesprochenen Inhalten einen entsprechenden Vorgang und legen diesen im Vorgangsmanagement der Verwaltung ab.
Außerdem sind MMietermanager im Bereich der Kommunikation dafür verantwortlich, Mieter über Wartungsarbeiten oder ähnliche Themen zu informieren. Professionelles Mietermanagement fördert eine gesunde Gesprächskultur, um ein positives Miteinander zu ermöglichen.
Kontrolle der Mietzahlungen
Bei der Vermietung vieler Immobilien ist die Kontrolle der Mieteinnahmen essenziell. Dabei überprüft das Mietmanagement alle Zahlungseingänge und dokumentiert eventuelle Rückstände. Bei ausbleibenden Zahlungen übernimmt das Mietermanagement die Kommunikation mit den Mietern zur Klärung der Ursachen.
Mahnwesen
Beim Mahnwesen von ausbleibenden Mietzahlungen schicken Mietermanagern im ersten Schritt Zahlungserinnerungen mit einer festgelegten Zahlungsfrist. In den meisten Fällen handelt es sich bei ausbleibenden Mietzahlungen um Missverständnisse oder Probleme, die leicht behoben werden können.
Sollte die Zahlung jedoch nach der Frist weiterhin nicht getätigt werden, erhalten die Mieter eine offizielle Mahnung.
Grundsätzlich gibt es im Rahmen des Mahnwesens mehrere Eskalationsstufen, welche das Mietmanagement nach den Vorgaben der Eigentümer umsetzt. Besonders wenn es sich um eine externe Mietverwaltung handelt, die also nicht im Besitz der Verwaltung ist, handeln die Mietverwalter immer nur nach den Maßgaben, welche die Eigentümer im Rahmen des Verwaltungsmandates festgesetzt haben.
Sollte ein klassisches Mahnverfahren nicht dazu beitragen, dass die Mieter ihren Verbindlichkeiten nachkommen, unterstützt die Mietverwaltung im Rahmen des Mietmanagements auch bei einem etwaigen gerichtlichen Mahnverfahren.
Kündigung der Mietverträge bei ausbleibender Mietzahlung
Wenn Mietern Mahnungen ignorieren und ihre Rückstände nicht begleichen, verschickt das Mietermanagement eine Abmahnung. Besteht ein Rückstand von zwei Monatsmieten, kann das Mietverhältnis gemäß § 543 BGB (öffnet in neuem Fenster) fristlos gekündigt werden.
Zudem wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet, das zu einer Zwangsvollstreckung führen kann. Falls Mieter die Immobilie nicht verlassen, kümmert sich das Mietermanagement außerdem auch um die Einreichung einer Räumungsklage.
Neuvermietung
Bei der Neuvermietung einer Immobilie übernimmt das Mietermanagement alles von der Vorbereitung der Immobilie bis hin zur Wohnungsübergabe. Das beinhaltet unter anderem auch eine Prüfung des Mietpreises und eventuelle Empfehlungen basierend auf einer Marktanalyse.
Wenn die Immobilie über unterschiedliche Kanäle beworben wird, kann das Mietmanagement alle Aufgaben übernehmen, die auch von Maklern übernommen werden: Kommunikation mit Interessenten, Organisation von Besichtigungen, Bonitätsprüfung und Mietvertragsabschluss.
Kalkulation des realistischen Mietzinses
Bei der Festlegung des Mietpreises spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, die überprüft werden müssen: Die ortsübliche Vergleichsmiete, die Lage der Immobilie und die Ausstattung und der Zustand der Immobilie.
Bei der Kalkulation des Preises müssen jedoch auch rechtliche Bedingungen berücksichtigt werden. In bestimmten Gebieten darf etwa die Miete bei Neuvermietungen nur bis zu 10 % der ortsüblichen Vergleichsmiete erhöht werden (Mietpreisbremse).
Ausschreibung der Mietwohnungen
Bei der Ausschreibung von Mietwohnungen wird die Immobilie vorher entsprechend vorbereitet. Das bedeutet, dass die Immobilie auf ihren Zustand geprüft wird und eventuelle Reparaturen, Renovierungen oder Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. Danach werden professionelle Fotos der Immobilie gemacht, ein aussagekräftiges Exposé erstellt und alles zusammen im Anschluss über verschiedene Kanäle veröffentlicht.
Prüfung der Mietinteressierten
Sobald es zu Anfragen von Interessenten kommt, übernehmen Mietverwalter hier die komplette Kommunikation. Es werden Besichtigungstermine (virtuell oder in Person) geplant und durchgeführt und potenzielle Mieter auf ihre Bonität geprüft.
Dabei agiert die Mietverwaltung immer im Interesse der Eigentümer, um so sicherzustellen, dass Mieten regelmäßig und in der geforderten Höhe fließen. Zudem sind Vermieter in der Regel an möglichst langfristigen Mietverhältnissen interessiert, um den zusätzlichen Aufwand der Neuvermietungen und ggf. Mietausfälle zu vermeiden.
Ausstellung der Mietverträge und Übergabe der Wohnung
Sollte sich ein passender Mieter gefunden haben, kümmern sich Mietermanager um den Vertragsabschluss (Erstellung eines Mietvertrags) und die Schlüsselübergabe. Bei der Schlüsselübergabe wird die Immobilie mit dem neuen Mieter begangen, ein Übergabeprotokoll ausgefüllt und im Anschluss unterzeichnet.
Sowohl bei der Schlüsselübergabe als auch bei der Rücknahme nach Auszug der Mieter fungiert das Mietmanagement als verlängerter Arm der Eigentümer und stellt sicher, dass die Wohnung sich in einem ordentlichen und sauberen Zustand befindet und keine Beschädigungen vorliegen. Sollte es doch Probleme im Rahmen der Rückgabe der Mietwohnung geben, kommt es entweder zu Nachforderungen der Beseitigung oder zur Verrechnung mit der Mietkaution.
Abrechnungserstellung
Mietermanager übernehmen die Erstellung aller relevanten Abrechnungen. Das beinhaltet vor allem die Nebenkostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung. Bei der Erstellung wird darauf geachtet, dass die Abrechnungen korrekt und gesetzeskonform sind.
Heizkostenabrechnungen
Bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung halten sich Mietverwaltung oder Abrechnungsdienstleister an die Heizkostenverordnung (öffnet in neuem Fenster). In dieser ist unter anderem geregelt, dass mindestens 50% der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter abgerechnet werden müssen.
Zunächst muss dafür der Energieverbrauch an den entsprechenden Messgeräten der jeweiligen Mieter abgelesen werden. Dafür organisieren Mietermanager bei Heizsystemen ohne Fernablesung Ablesetermine und kommunizieren diese an die Mieter.
Auch alle Kosten, die bei der Wärmelieferung entstehen (z.B.: Wartung, Schornsteinfegerkosten), werden berücksichtigt und der Abrechnung hinzugefügt. Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt worden sein.
Nebenkostenabrechnungen
Bei der Nebenkostenabrechnung werden alle umlagefähigen Betriebskosten zusammengeführt. Dafür werden Rechnungen und Belege monatlich erfasst und den jeweiligen Mietparteien zugeordnet. Die Zuordnung der Kosten erfolgt basierend auf dem gesetzlichen Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel).
Nach Abschluss eines jeden Jahres ist es an der Mietverwaltung, im Rahmen des kaufmännischen Mietermanagements eine richtige und nachvollziehbare Abrechnung zu erstellen (§ 259 BGB (öffnet in neuem Fenster)). Diese wird im Anschluss den Mietern innerhalb der gesetzlichen Frist (12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums) zugestellt.
Durchsetzung von Mieterhöhungen
Damit Eigentümer den wirtschaftlich attraktivsten Mietpreis einer Immobilie erzielen können, prüfen Mietermanager stets Möglichkeiten für Mieterhöhungen. Dabei berücksichtigen sie die gesetzlichen Vorschriften wie die Mietpreisbremse, die Mindestsperrfrist (Miete muss zuvor 15 Monate gleichbleibend gewesen sein) und die Kappungsgrenze (innerhalb von drei Jahren darf die Miete nicht mehr als 15 % oder 20 % steigen). Wenn eine Mieterhöhung erfolgen soll, dann erhalten Mieter vom Mietermanagement einen schriftlichen Bescheid (Mieterhöhungsverlangen). Darin sind sämtliche Informationen enthalten: Erhöhungssumme, Begründung der Erhöhung und Aufforderung zur Zustimmung. Wenn die Mieter nicht zustimmen, können sich die Mietermanager um eine Zustimmungsklage kümmern.
Index- und Staffelmieten
Viele Vermieter bedienen sich an Index- und Staffelmieten zur Klärung von Mieterhöhungen. Die Indexmiete basiert auf dem Verbraucherpreisindex (VPI) vom Statistischen Bundesamt (öffnet in neuem Fenster). Hierbei kann die Miete entsprechend der Veränderung des VPI angepasst werden. Sollte für die Immobilie eine Mietpreisbremse gelten, dann ist nur die initial festgelegte Miete von ihr betroffen. Das bedeutet, dass spätere Anpassungen der Miete an den Verbraucherpreisindex erlaubt sind.
Bei einer Staffelmiete wird wiederum bereits im Mietvertrag festgelegt, wie sich die Miete in den Folgejahren erhöhen wird. Dabei gilt jedoch, dass sie mindestens ein Jahr unverändert bleiben muss. Wenn die Mieterhöhung in einem Bereich, wo die Mietpreisbremse greift, die gesetzliche Höchstgrenze überschreitet, gilt sie als unwirksam.
Prüfungen von Mietminderungen
Wenn es in einer Immobilie zu Mängeln kommen sollte, die die Wohnqualität erheblich beeinträchtigen, können Mieter eine Minderung der Miete einfordern. Mietverwalter prüfen hierbei, ob es sich bei den Mängeln um einen solchen handelt, der eine Mietminderung begründen würde.
Im Rahmen der Prüfung durch das Mietermanagement wird der Mangel durch Fotos oder Messprotokolle dokumentiert.
Ein wichtiger Faktor der Prüfung ist es, zu sehen, ob der Mieter den Mangel bereits bei Vertragsabschluss kannte oder ihn sogar selbst verursacht hat (z.B. Schimmelbildung durch falsches Heizen und Lüften). Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, dann wird eine Mietminderung ausgeschlossen.
Sobald die Prüfung abgeschlossen wurde, informiert die Verwaltung die Mieter über die Ergebnisse der angepassten Miete. Im nächsten Schritt wird die Beseitigung des Mangels angegangen.
Fazit
Verwalter übernehmen alle Aufgaben, die Eigentümer hinsichtlich der Vermietungen ihrer Immobilien hätten. Damit werden Eigentümer stark entlastet, da das Mietmanagement Mieterbetreuung, Finanzmanagement und Instandhaltungsmanagement übernimmt, unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
Mit der Zusammenarbeit mit einem Mietermanagement können Eigentümern zudem sicherstellen, dass die Wirtschaftlichkeit der Immobilie hinsichtlich der Vermietungen effektiv verwaltet wird. Nicht nur trägt ein Mietermanagement erheblich zu guten Mietverhältnissen bei, sondern auch, dass es zu wenigen Leerständen kommt, die Immobilie gepflegt wird und der Wert somit erhalten wird und dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.